하지만 역사가 오래되었다고 무시하면 안 된다. 테네시 주 컬리지데일에 위치한, 이 회사는 피플소프트(PeopleSoft)의 온-프레미스(on-premises) 시스템을 버리고, 클라우드가 아직 일반화되지 않았던 7년 전에 이미 워크데이(Workday)의 클라우드 기반 인력 관리 및 급여관리 소프트웨어의 도입을 결정한 바 있다.
7년 전 맥키 푸드는 14년 동안 사용해오던 피플소프트의 시스템을 또 한번 막대한 비용을 들여 업그레이드를 할지 여부를 결정해야 했다. 당시 맥키 가문은 이만하면 충분하다고 느꼈다고 한다. 맥키 푸드의 기업 HR 수석 책임인 마크 뉴섬은 "모두들 힘이 빠진 상태였다"라고 회고했다. 이전의 업그레이드보다 2.5배나 많은 비용과 자료 이전에만 1년이 소요될 예정이었기 때문이다.
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백오피스 HR에서 근로자 자율 서비스로
그러나 뉴섬은 낙담하지 않았다. 기존 시스템은 비용이 많이 들 뿐 아니라 다루기 번거로웠다. 그 누구도 이 시스템에 손을 대고자 하지 않았다. 급여장부(W2)에서 직원채용, 그리고 실적 평가에 이르기까지 관리자들은 HR 인력에게 서류를 제출하였고, HR 사람들은 그 정보를 시스템에 입력해야 했다.
뉴섬은 "사람들은 꼭 해야 하는 일 외에는 손을 대지 않았다. 무척 무거운 백오피스 제품이었다”라고 말했다.
뉴섬은 더 많은 직원과 관리자의 자율 서비스를 구현하고 소속한 팀에서 자료 입력보다는 전략적 업무에 치중하도록 여유를 주고 싶었다. 워크데이의 제품이 안성맞춤인 것으로 보였다. 뉴섬의 팀은 IT 부서와 협력하여 제품을 검토하는데 10주를 보냈는데, 특히 데이터 보안 문제를 검토하는데, 그 대부분의 시간을 쏟았다.
워크데이가 제공하는 시스템이 자체 방화벽 내에서 데이터를 활용하는 맥키 푸드 시설보다, 데이터 보안이 더 뛰어나다는 점에 맥키의 IT 부사장이 주목하자, 뉴섬은 워크데이 제품을 구입할 수 있었다.
보안 너머에 도사리고 있는 가장 큰 위험은 기능성의 부족이었다. 당시 워크데이 제품에는 직원 채용 및 급여관리 기능이 들어 있지 않았다. 급여관리는 필수항목이었다.
뉴섬은 "계약 성사에 이르는 과정에서 그들은 우리가 미국 급여관리 시스템의 디자인 파트너가 되어줄 수 있느냐고 물었다. 그래서 우리는 제품을 설계하는 일에 개입하게 됐다. 우리가 원하는 기능을 얻을 수 있다고 확신할 수 있었던 것은 물론이다"라고 말했다.
하지만 참신한 제품을 찾아 기존의 안정적이던 급여관리 시스템을 버리면 직원 급여 관리가 위험에 처할 수 있었다. 이건 뉴섬이 떠안고자 했던 게 아니었다.
맥키 푸드는 직원들 모두에게 주간 단위로 계좌입금을 하고 있었다. 즉 연 35만 회 이상 급여가 지급되어야 했다. 그렇기 때문에 뉴섬은 급여 시스템 구축에 대한 의지가 충분히 확고한지 확인할 수 있을 때까지 시스템 이전을 2년 동안 연기했다.
하지만 이 사업 연기는 결국 득이 됐다. 뉴섬은 이것이 맥키 푸드 내 파일럿 사용자 800명에게 “모래밭(안전지대)에서 놀면서” 새로운 사업 프로세스를 개발할 시간을 선사했다고 말했다.
결국 새로운 시스템 덕에 맥키 푸드사는 1억 5,000만 달러의 비용을 아꼈고, HR 인원수를 상근 직원을 2.5배 줄일 수 있었다.
험난한 결정의 길잡이가 된 HR 애널리틱스
경제 위기가 도래했을 때 워크데이 시스템으로의 이전 타이밍은 특히 매우 유리했던 것으로 밝혀졌다. 뉴섬은 “시장이 어려워지면서 상황이 힘들어졌다. 경쟁자들보다 앞서려면 많은 부분에서 허리띠를 졸라매야 했다”라고 말했다.
제과업계의 많은 기업들처럼 맥키 푸드 역시 취약한 경제와 맞물려 건강한 먹거리를 내놓아야 한다는 압박에 시달리게 되었다. 회사의 임원들은 해고가 필요하다는 점을 알았고, 깔끔하게 인력 감축을 마무리 짓고 싶어했다.
뉴섬은 임원들이 필요한 인력 감축을 토대로 하여 조직 성과에 영향을 주지 않고서 인력 감축을 할 수 있는 영역을 파악해내는데 도움을 달라고 주문했다고 전했다.
그러나 기존 HR 시스템은 다중의 사용자에게 다양한 버전의 보고서를 작성을 허용했다. 즉 믿을 수 없는 보고서였다. 뉴섬은 그러나 워크데이 시스템을 쓰면 이와 같은 오류가 없다면서, 이제 회사 리더들과 관리자들은 HR 자료와 보고서의 정확성을 전적으로 신뢰하고 있다고 전했다.
이 밖에 경쟁사가 폐업하면서 발생한 수요가 증가했는데, 맥키 푸드는 새로운 시스템 덕에 시장에 있는 수요 증가분을 채울 수 있는 인력을 충원할 수 있게 되었다. 직책에 따라 소요되는 신규 직원 채용 시간이 90일에서 45일로 줄어들었다.
미래 노동력 수요 예측
뉴섬과 팀원들은 지금 예측 HR 분석 기능을 평가하는 초기 단계에 들어서 있다. 이들은 의사결정에서 가장 유용한 것이 무엇인가를 두고 1년에 걸쳐 회사 임원들에게 설문조사를 실시했고, 인력 분석팀(workforce analytics team)을 꾸렸다.
뉴섬은 이 일에 큰 재미를 느낀다고 한다. 전략적인 면에서, 과거를 회고하는 보고 방식에 비해 조직에 훨씬 강한 응집력을 선사하기 때문이다. 유일한 난관은 출발 지점을 알아내는 일이다. 뉴섬은 “하지만 이는 HR 분야에서 피할 수 없는 문제다. 내가 지난 30년 동안 안고 살아왔던 바로 그 문제”라고 말했다.
뉴섬의 팀은 현재 성과 검토, 목표 관리 그리고 경영권 승계 기획 면에서 예측 분석 도구와 경영 현황판을 구축하고 있다. 이 일을 마치면 관리자들은 향후 피드백을 제공할 도구를 한발 앞서 갖게 된다.
뉴섬은 “우리 회사에는 이제 은퇴할 날이 5-10년 남은 베이비붐 세대들이 많기 때문에 그 문제에 대비를 해야 한다”라고 밝혔다. “
뉴섬은 전략적 의사결정 자료를 분석하는 일이 언제나 HR의 목표라고 말한다. 그들은 출발점을 알아내는 데서 그치지 않았다. 몇 가지 사업 프로세스 자동화로 얻은 효율성 덕분에 맥키 푸드는 전략적 인적 자원 계획에 투자할 수 있게 되었다.
예를 들어, HR은 이제 목표 정리 프로세스 측면에서 조직을 주도하고 있다. 새로 확보한 도구가 그러한 역량을 선사한 것이다. 하지만 뉴섬은 이렇게 지적한다.
“아직은 숨 고를 틈이 없었다. 어떤 소프트웨어도 그 일을 대신해 주지는 않으니까. 그리고 이건 무척 어려운 일로 밝혀졌다. 그러나 우리 눈 앞에 이득이 모습을 드러내기 시작하고 있다”. ciokr@idg.co.kr
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